FAQ TS-WIN: Zamykanie roku

Zamykanie roku w programie TS-WIN odbywa się w sposób automatyczny a użytkownicy programu nie muszą w związku z rozpoczęciem nowego roku wykonywać żadnych dodatkowych czynności. Nie znaczy to oczywiście, że kwestia zmiany roku nie ma dla programu żadnego znaczenia.

Przede wszystkim każdy dokument w TS-WIN jest numerowany w ramach numeracji z roku w którym został wystawiony. Jeżeli wpiszemy i zarejestrujemy zlecenie/fakturę z datą wystawienia z roku 2018, to numer się „zresetuje” i numeracja automatycznie rozpocznie się od 1. Nawet jeśli potem dokumenty byłyby wpisywane „na zmianę” (raz ze starego a raz z nowego roku), to będą one otrzymywały numery również „na zmianę”, np:   0001/01/2018,   1230/12/2017,   0002/01/2018 itd… (o tym czy numer ma być ze starego czy z nowego roku decyduje data wystawienia).

W TS-WIN baza danych ma charakter ciągły, czyli zlecenia/faktury, mimo że są z różnych lat, to umieszczane są w jednej tabeli. Użytkownicy starszych wersji, w tym wersji TS(DOS), pamiętają że była tam opcja „zamknięcia roku”, która dzieliła bazę danych na dwa osobne katalogi. W TS-WIN zrezygnowaliśmy z tej zasady, dzięki czemu rozwiązaliśmy szereg problemów z funkcjonalnością, np:

  • można bez żadnych przeszkód wiązać ze sobą dokumenty z różnych lat (np zlecenie w starym roku a faktura w nowym; faktura w starym a wpłata w nowym; faktura w  starym roku a korekta w nowym itd.)
  • nie trzeba wykonywać czasochłonnej operacji „zmiany katalogu”, żeby przełączyć się na inny rok
  • można wykonywać analizy finansowe, kontrolę płatności, wezwania do zapłat itp. za dowolne okresy, w tym za okresy dłuższe niż jeden rok

Z drugiej strony jednak „ciągłość” bazy danych powoduje, że z upływem czasu dokumenty z poprzednich lat mogą nam przeszkadzać w trakcie bieżącej pracy. Dlatego wprowadziliśmy w TS-WIN opcję „Filtr nadrzędny”, która daje możliwość ustawienia programu tak, żeby pokazywał dokumenty tylko z wybranego roku (np tylko z roku bieżącego). W tej samej opcji możemy też ustawić filtr, tak żeby pokazywał inny wybrany rok albo żeby pokazywał wszystkie lata naraz. Filtr nosi nazwę „nadrzędnego” ponieważ dotyczy wszystkich dokumentów mających datę wystawienia: zleceń, faktur, not, kompensat itd.

W praktyce korzystanie z filtra nadrzędnego wygląda tak:

  • na początku nowego roku (w styczniu) nie wykonujemy żadnych operacji związanych z filtrowaniem, wystawiamy i rejestrujemy kolejne dokumenty z datą noworoczną i są one wyświetlane w jednej tabeli razem z dokumentami ze starego roku.
  • w momencie kiedy zamkniemy większość spraw ze starego roku, to otwieramy tabelę zleceń lub faktur, otwieramy „Filtr nadrzędny” i tam ustawiamy, żeby program pokazywał już tylko dokumenty z nowego roku
  • dokumenty ze starego roku włączamy tylko w razie potrzeby, wówczas ponownie otwieramy „Filtr nadrzędny” i zmieniamy w ustawieniach rok na jakiś wcześniejszy

W wersjach sieciowych ustawienia filtra nadrzędnego są indywidualne dla każdego operatora, więc każdy z operatorów może ustawić filtr wg własnych potrzeb. Dzięki temu np spedytor, który wpisuje tylko nowe zlecenia może od razu na początku nowego roku ukryć dokumenty z lat poprzednich a księgowa która sprawdza płatności i często sięga do starszych dokumentów pozostawia sobie widok dokumentów z wszystkich lat – każdy z operatorów ma taki widok tabeli jaki go interesuje.  Ustawienia filtra nadrzędnego są zapamiętywane, więc po wyłączeniu programu i ponownym jego włączeniu zostaną automatycznie odtworzone.

Rysunek poniżej pokazuje przykładowy schemat ustawienia filtra nadrzędnego tak, żeby program pokazywał dokumenty z roku 2018 a starsze ukrył, czyli przykład dla przełomu 2017/2018

TS-WIN Filtr nadrzedny

 

Na przełomie roku zalecamy również sprawdzenie i ewentualne uzupełnienie listy dni bez kursów, czyli dni świątecznych w których NBP nie publikuje kursów walut. Procedura ta dotyczy tylko polskich przedsiębiorców stosujących w rozliczeniach waluty obce i opisana jest szczegółowo pod tym linkiem.