Opis aktualizacji nr 266 (ROZLICZANIE KART DROGOWYCH)

Główną treścią aktualizacji (zmiany) nr 266 w programie TS-WIN jest wprowadzenie nowej tabeli: „WYJAZDY„, dostępnej z poziomu planszy głównej pod przyciskiem „Wyj”. Tabela służy do rozliczenia trasy (delegacji) kierowcy lub pary dwóch kierowców na jednym zestawie samochodowym. Wyjazdy dotyczą rozliczeń samochodów (i kierowców) własnych, nie jest możliwe rozliczanie pojazdów i kierowców innych przewoźników, dlatego opcja wyjazdów ma znaczenie głównie dla tych naszych Użytkowników, którzy posiadają wykupiony moduł „Transport”.

Każdy wyjazd opisuje trasę (delegację) przebytą przez kierowcę lub dwóch kierowców od momentu wyjazdu z bazy do chwili powrotu do bazy, wyjazd może być powiązany ze:

  • zleceniami (do każdego wyjazdu można przyporządkować zlecenia które były tym wyjazdem realizowane)
  • kosztami (do każdego wyjazdu można wpisać koszty poniesione na trasie, w tym koszty zakupu paliw, autostrad itp)
  • dietami (do każdego wyjazdu można wyliczyć diety należne kierowcom za daną delegację – diety zostały wprowadzone aktualizacją nr 269)
    Dane zawarte na karcie drogowej umożliwiają wyliczenie i kontrolę takich wskaźników jak:

 

– w zakresie godzin pracy:

  • czas trwania delegacji (łączny, w kraju, za granicą)
  • czas pracy agregatu naczepy (jeśli naczepa ma agregat)
  • czas pracy systemu ogrzewania kabiny

 

– w zakresie zakupu paliwa i AdBlue:

  • ilość zakupionego paliwa do zbiornika głównego
  • ilość zakupionego paliwa do agregatu naczepy (jeśli naczepa ma agregat z własnym niezależnym zbiornikiem na paliwo)
  • ilość zakupionego AdBlue (jeśli ciągnik ma zbiornik AdBlue)

 

– w zakresie rozliczenia przejechanych kilometrów:

  • kilometry ciągnika (łącznie i w kraju)
  • kilometry naczepy (jeśli naczepa ma licznik kilometrów)
  • kilometry ładowne (łącznie i w kraju)
  • kilometry w mieście

 

– w zakresie rozliczenia przewiezionych ton:

  • ilość przewiezionych ton (suma załadunków)
  • ilość tonokilometrów

 

– w zakresie kontroli zużycia paliwa:

  • zużycie w zbiorniku głównym ciągnika (rzeczywiste, teoretyczne, kontrola przekroczenia zużycia)
  • kontrolę zużycia w agregacie naczepy (jeśli naczepa ma agregat)
  • kontrolę zużycia paliwa na ogrzewanie kabiny kierowcy
  • kontrolę zużycia AdBlue (jeśli ciągnik ma zbiornik AdBlue)

 

– w zakresie kontroli wskaźników finansowych wyjazdu:

  • sumę przychodów z wyjazdu (netto, vat i brutto)
  • sumę kosztów (w tym koszty zakupu paliwa)
  • saldo – wynik finansowy wyjazdu

Każdy z wymienionych wyżej wskaźników może być wyliczany przez program automatycznie na podstawie danych powiązanych z kartą lub wpisywany „z ręki” przez Użytkownika. Większość w/w wskaźników jest wyświetlana przez program na głównej zakładce wyjazdu: Dane podstawowe

Podstawowe okno danych wyjazdu zawierające jego główne wskaźniki
Bardzo istotną funkcją wyjazdów jest lista punktów trasy wyjazdu. Punkty trasy i dane zawarte w nich umożliwiają automatycznie wyliczenie przez program m.in.takich wskaźników jak: godziny i kilometry w kraju i zagranicą, kilomerty ładowne i puste, tonaż.
W przypadku powiązania zleceń z wyjazdami punkty trasy zlecenia stają się automatycznie punktami trasy wyjazdu, dzięki temu dane wprowadzane na zleceniu (np.załadunki i rozładunki) „pomagają” rozliczyć delegację kierowcy.
Punkt trasy wyjazdu, podobnie jak na zleceniu, może być: załadunkiem, rozładunkiem lub przekroczeniem granicy

Punkt trasy wyjazdu
Drugą istotną zakładką w danych wyjazdu jest zakładka „Dane pozostałe / Kto wpisał / Uwagi„.

Okno pozostałych danych wyjazdu - zakładka 'Dane pozostałe'
Na zakładce „Dokumenty powiązane” jest możliwość:

  1. wskazywania jakie zlecenia były realizowane danym wyjazdem
    Zlecenia przyporządkowane do wyjazdu
    W momencie powiązania zlecenia z wyjazdem punkty trasy zlecenia stają się punktami trasy wyjazdu powiązanego z tym zleceniem. Punktem trasy może być załadunek, rozładunek lub przekroczenie granicy – w związku z powyższym informacje zawarte na zleceniu pomagają w prawidłowym i kompletnym rozliczeniu wyjazdu powiązanego z danym zleceniem.
  2. wpisywania kosztów wyjazdu
    Kosztem wyjazdu może by zarówno faktura (FAo) jak i koszt paragonowy (K). Koszty wyjazdu mogą być nierejestrowane, wówczas nie są brane pod uwagę w księgowości ale są brane pod uwagę jako koszt danej trasy
    Koszty i faktury kosztowe przyporządkowane do wyjazdu
    Dla kosztów wyjazdu wprowadziliśmy możliwość automatycznego wyliczania zakupu paliwa i Ad Blue, w tym celu zdefiniowane zostały dwie nowe jednostki miar:

  1. litr (ON) (dla oleju napędowego)
  2. litr (AB) (dla Ad Blue)Wprowadzając koszty wyjazdów należy posłużyć się tymi jednostkami, wówczas program zaliczy daną pozycję kosztową jako zakup paliwa (lub AdBlue) i uwzględni podaną ilość do zużycia paliwa na trasie.UWAGA!! Jednostki miar są dostępne w opcji „Biblioteki: Spedycyjne: Jednostki miar„, w opcji tej można wyłączyć jednostki niepotrzebne, w szczególności jeśli w firmie nie ma pojazdów ze zbiornikami AdBlue, to dla ułatwienia obsługi można odhaczyć przy pozycji „litr (AB)” pokazywanie tej jednostki miary na listach wyboru
      Dla pełnej kontroli paliwa i wyliczania ewentualnych przekroczeń zużycia niezbędne jest określenie norm zużycia paliw, dlatego też w danych ciągników i naczep własnych (opcje: „Firma: Ciągniki” i „Firma: Naczepy”) wprowadziliśmy dodatkową zakładkę „

Inne dane (normy zużycia, stany paliw i liczników), gdzie można dla każdego ciągnika/naczepy określić m.in.:

  1. normę podstawową zużycia paliwa (z naczepą lub bez)
  2. normy dodatkowe za:
    – kilometry ładowne (np + 0,4l/100km za każdą tonę wiezionego ładunku)
    – jazdę po mieście
    – ogrzewanie kabiny
    – zużycie AdBlue (wyrażona procentowo w stosunku do normy paliwa)
  3. normę zużycia paliwa w agregacie naczepy
Normy paliwa i aktualne stany ciągnika Normy paliwa i aktualne stany naczepy
    Przy okazji tej aktualizacji uzupełniliśmy również dane

ogólne  ciągników i naczep o następujące pola:

  1. nr VIN ciągnika
  2. informację czy ciągnik ma ogrzewanie
  3. informację czy ciągnik ma zbiornik AdBlue
  4. klasa EUR
  5. długość, szerokość, wysokość, ładowność ciągnika, ilosc palet, DMC
    (dla ciągników z własną przestrzenią ładowną)
  6. nr VIN naczepy
  7. informację czy naczepa ma licznik kilometrów
  8. informację czy naczepa ma agregat
  9. informację czy agregat ma własny zbiornik paliwa (niezależny od zbiornika głównego ciągnika)
    W związku z wprowadzeniem nowej tabeli wyjazdów wprowadziliśmy nowe parametry do obsługi tej tabeli:

  1. w opcji „Narzędzia: Operatorzy: Lista operatorów” daliśmy możliwość ustalenia czy spedytor (operator) ma mieć dostęp do tabeli wyjazdów i w jakim zakresie – zakładka „ZLo, ZLw, Wyj
  2. w opcji „Parametry: Parametry pracy: Parametry zleceń i wyjazdów” – zakładka „Parametry wyjazdów” daliśmy możliwość ustalenia jakie wskaźniki wyjazdu mają być wyliczane przez program
  3. w opcji „Biblioteki: Inne: Kraje” dodaliśmy pola i wartości aktualnych stawek diet.

UWAGA!!! Tych z Państwa, którzy są zainteresowani liczeniem diet prosimy o sprawdzenie poprawności stawek, gdyż teoretycznie istnieje możliwość, że w przypadku wpisania kraju na listę krajów „z ręki” program może nie rozpoznać prawidłowo danego kraju i nie przypisać prawidłowej stawki diety

      Zlecenie może być „wykorzystane” jako pomoc do rozliczenia wyjazdu, więc dodaliśmy nowe pola do punktów trasy (załadunków/rozładunków) zlecenia:

    1. ilość ładowanych/rozładowanych ton
    2. godzinę (w formacie gg:mm:ss)
    3. stan licznika w punkcie trasy
    4. stan paliwa w punkcie trasy
    5. stan AbBlue w punkcie trasy

UWAGA!!! Podawanie w/w danych nie jest obowiązkowe ale jeśli wpisujemy zlecenie i znamy te wartości, to podanie ich spowoduje że odpowiednie przeliczenia zostaną wykorzystane przez program na karcie drogowej (np tony do wyliczenia kilometrów ładownych)

W zleceniach obcych dodaliśmy przycisk „Utwórz wyjazd” który umożliwia wygenerowanie karty drogowej z pierwszego zlecenia realizowanego daną kartą. W praktyce ilość zleceń realizowanych podczas jednej delegacji jest większa, więc ewentualne następne zlecenia są przyporządkowywane do karty drogowej już istniejącej – założonej wcześniej. Ale jeśli wpisujemy zlecenie, które rozpoczyna delegację danego kierowcy, to wygodnie jest od razu z tego zlecenia założyć kartę i do tego służy właśnie przycisk „Utwórz wyjazd”

Wyjazd jest dokumentem transportowym i tak też jest traktowany przez program, w szczególności wyjazd może być częścią pakietu. Jednak ze względu na swoją specyfikę wyjazd może być powiązany z bardzo wieloma innymi dokumentami co może spowodować iż wielkości pakietów wyjazdów będą bardzo duże. Z tego powodu wprowadziliśmy możliwość określenia jakie typy dokumentów mają być przez program zaliczane do pakietu dokumentów powiązanych, w szczególnośći można wyłączyć z pakietu wyjazdy. Służy do tego opcja „Parametry: Parametry pracy: Domyślne cechy dokumentów


INNE WAŻNIEJSZE ZMIANY, KTÓRE NIE DOTYCZĄ WYJAZDÓW, A POJAWIŁY SIĘ W TEJ POPRAWCE, TO M.IN.

    • możliwość określenia (przez operatora „AutoAdmin”) minimalnej dopuszczalnej daty wystawienia i otrzymania dla wpisywanych dokumentów – w opcji „Paramtery: Paramerty pracy: Parametry dokumentów finansowych
      Opcja ta stanowi coś w rodzaju zamknięcia miesiąca, jeśli np określi się tam datę minimalną jako 31.01.2012, to nikt nie zarejestruje dokumentu z datą wcześniejszą niż 01.02.2012 czyli mamy zamknięty styczeń.
    • możliwość zaznaczenia faktury kosztowej jako „Płatne gotówką” od razu podczas wpisywania faktury
      Faktura obca (FAo) oznaczona w taki sposób od razu jest zapłacona
    • na szablonie wydruku potwierdzenia zlecenia obcego (ZLo) można wyłączyć pokazywanie zleceniodawcy (zakładka szablonu nr 4)
    • na szablonie wydruku zlecenia własnego (ZLw) dla przewoźnika można włączyć drukowanie telefonu komórkowego przewoźnika (zakładka szablonu nr 4)
    • w danych kontrahenta dodaliśmy (wyliczane automatycznie przez program) pole „Nip bez kresek”, dzięki temu:
      – wyszukując kontrahenta po NIP-ie podczas wyboru do zlecenia (lub faktury) podajemy same cyfry NIP i nie ma już znaczenia czy został on wpisany z kreskami czy bez, program zawsze go znajdzie – wpisując kontrahenta do bazy danych program sprawdza czy istnieje już kontrahent o podobnym numerze NIP i jesli tak to wyświelta ostrzeżenie
    • na liście operatorów dodaliśmy nowe uprawnienie: „może zmienic operatora – wystawcę dokumentu
      Uprawnienie daje możliwość zmiany operatora na zleceniu, opcja jest przydatna w sytuacji gdy ktoś inny wpisał zlecenie niż osoba która za to zlecenie odpowiada, jest wynagradzana itp..
    • poprawiliśmy czytelność obsługi (nagłówki) modułów księgowych:
      – KPRO – Ksiązka przychodów i rozchodów
      – EPRZ – Ewidencja ryczałtowa przychodów
    • zmieniliśmy ekran powitalny (logo programu i firmy zamiast napisu „Witamy w programie TS”)