Opis aktualizacji nr 269-271 (NALICZANIE DIET I RYCZAŁTÓW ZA NOCLEGI)

Główną treścią aktualizacji (zmiany) nr 269-271 w programie TS-WIN jest wprowadzenie nowej opcji „NALICZANIA DIET KIEROWCOM ZA DELEGACJE KRAJOWE I ZAGRANICZNE„. Rozliczanie diet jest możliwe tylko dla kierowców będących pracownikami firmy, nie jest możliwe rozliczanie naliczanie diet dla kierowców innych przewoźników, dlatego aktualizacja ma znaczenie głównie dla tych naszych Użytkowników, którzy posiadają wykupiony moduł „Transport”.

UWAGA!!! W przypadku posiadania ograniczonej licencji na transport (na mniejszą liczbę niż 5 pojazdów) program daje możliwość rozliczania diet przy wskaźniku – max.3 kierowców na każdy samochód

Przed rozpoczęciem naliczania diet należy sprawdzić i ustawić zgodnie z własnymi oczekiwaniami parametry diet. Parametry są dostępne z menu głównego programu po wybraniu kolejno opcji „Parametry(1) Parametry pracy(2) Parametry zleceń i wyjazdów(3)” i tam zakładki „Parametry diet(4)”

Parametry diet
Program „TS-WIN” działa w taki sposób, że zawsze liczy dietę ustawową wynikającą z rozporządzenia Ministerstwa Pracy, stawki ustawowe są dostępne do podglądu i edycji w programie z poziomu menu głównego w opcji „Biblioteki Inne Kraje”. Oprócz diety ustawowej liczona jest dieta wypłacana kierowcy oraz – opcjonalnie – ryczałt za nocleg.
Zalecamy w pierwszej kolejności sprawdzenie stawek ustawowych, zostały one umieszczone przez program automatycznie w bibliotece krajów ale należy je sprawdzić, gdyż teoretycznie istnieje możliwość, że Użytkownicy stosują własne symbole krajów (inne od międzynarodowych) i w takiej sytuacji mogą znajdować się na liście kraje nierozpoznane przez program i co za tym idzie, nie mające wprowadzonej stawki diety i ryczałtu za nocleg.


Parametry ogólne naliczania diet:

    • PRZELICZAJ DIETĘ AUTOMATYCZNIE – parametr oznacza, że program samodzielnie wylicza wszystkie potrzebne wskaźniki i wartości diet po każdorazowej edycji formularza diety. Opcja jest przydatna i wygodna, jednak przy intensywnej pracy z dietami może prowadzić do nadmiernego obciążenia serwera – zwłaszcza przy pracy terminalowej na wielu stanowiskach. W takiej sytuacji zaleca się odznaczenie parametru i przeliczanie diet ręcznie przyciskiem „Przelicz dietę” znajdującym się na formularzu diety (patrz: dalszy opis)
    • METODA OBLICZANIA DIETY WYPŁACANEJ
      Mamy tu do wyboru 4 warianty:
      – „ręcznie” – diety są wypłacane kierowcom wg indywidualnych ustaleń – kwotę diety należnej należy wówczas określać „z ręki” dla każdej wyliczanej diety
      – „ustawowo” – diety są wypłacane wg maksymalnych stawek ustawowych – zgodnie z rozporządzeniem Min.Pracy
      – „własne stawki” – diety są wypłacane wg własnych stawek dla każdego kraju, które mogą się różnić od stawek maksymalnych – ale z zastosowaniem algorytmu ustawowego czyli pełna dieta za dobę, 1/2 – od 8 do 12 godzin, 1/3 – do ośmiu godzin. Własna stawka dotyczy wysokości wypłacanej diety za jedną dobę.
      – „ryczałt za kraj” – diety są wypłacane ryczałtowo w zależności od kraju – niezależnie od tego jak długo trwała delegacja. Ryczałt za kraj dotyczy wysokości wypłacanej diety za całą delegacjęUWAGA!!! W przypadku stosowania własnych stawek lub ryczałtów za kraj odpowiednie wartości wypłacanych diet dla poszczególnych krajów należy zdefiniować samodzielnie w opcji „Biblioteki Inne Kraje.
    • Dziel kraje dodatkowo na strefy – w przypadku stosowania własnych stawek lub ryczałtów za kraj można dodatkowo podzielić kraje na 3 strefy i dla każdej strefy stosować inną stawkę
    • Dieta krajowa liczona zawsze wg ustawy – w przypadku innych niż ustawowe metod naliczania diet zagranicznych można przy pomocy tego paramertu określić żeby diety krajowe były liczone ustawowo
    • Obliczaj ryczałty za noclegi – parametr określa czy oprócz diet wypłacane kierowcom są także ryczałty za noclegi. Wyłączenie prametru oznacza, że program nie będzie ich liczył. Ryczałty za noclegi zawsze są liczone wg stawek ustawowych.
    • Wskaźnik procentowy diety przyznawanej – parametrem tym można określić globalnie dla wszystkich kierowców procentowy wskaźnik wypłacanej im diety. Wskaźnik działa dla wszystkich metod obliczania diet oprócz metody „ręcznej”.
      Przykładowo: wskaźnik na poziomie 90% przy metodzie obliczania „ustawowo” oznacza, że kierowcy będą otrzymywać 90% wartości diet wynikających z rozporządzenia Min.Pracy
    • DATA ROZLICZENIA DIETY WYLICZANA JAKO – parametr określa sposób wyliczania daty rozliczenia. Data rozliczenia jest datą bazową dla przeliczenia wartości diety walutowej na złotówki (kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę rozliczenia)
    • DATA REFERENCYJNA NA ZESTAWIENIU DIET – parametr określa która z dat decyduje o zakwalifikowaniu diety do danego okresu (np. do miesiąca) na zestawieniu diet
    • SPOSÓB WYPŁACANIA DIET – parametr określa w jakiej walucie kierowcy otrzymują wypłaty, w walucie diety czy w PLNParametry przenoszenia diet do kosztów
    • Dieta jest kosztem, zatem przy przenoszeniu wyliczonych diet do kosztów można sparametryzować nazwy odpowiednich kosztów i numery rachunków (opcja w przygotowaniu)

      Parametry wyliczania diet na podstawie wyjazdów:Program posiada opcję „Wyjazdy (Karty drogowe)” (patrz: aktualizacja nr 266) dzięki której można prowadzić kompleksową i pełną ewidencję wszystkich delegacji kierowców. W takiej sytuacji wygodnie jest wyliczać diety należne kierowcom automatycznie na podstawie danych wprowadzonych do karty drogowej (m.in.początek i koniec trasy, momenty przekraczania granic, symbole krajów itp.). Grupa opcji opisanych poniżej definiuje w jaki sposób ma się odbywać automatyczne wyliczanie diet na podstawie informacji zgromadzonych na karcie drogowej. Parametry te nie mają znaczenia przy ręcznym wprowadzaniu diet

    • Wyliczaj automatycznie diety krajowe – w sytuacji kiedy delegacja odbywa się w części po kraju i w cześci za granicą parametr decyduje o tym, czy program ma wyliczać diety za część krajową delegacji. Parametr można wyłączyć w sytuacji kiedy w firmie nie są wypłacane diety krajowe
    • Wyliczaj automatycznie diety zagraniczne – analogicznie jak wyżej tylko dot.części zagranicznej delegacji
    • Wyliczaj diety zagraniczne wg kraju docelowego wyjazdu – w danych karty drogowej znajduje się jeden konkretny kraj docelowy, natomiast w trasie wyjazdu mogą być określone punkty przekroczenia granic dla różnych krajów. Jeśli parametr jest zaznaczony, to niezależnie od tego do jakiego kraju wjeżdżamy, program od tego momentu liczy dietę wg stawki kraju docelowego całej delegacji (np. wjeżdżamy do Niemiec ale krajem docelowym jest Hiszpania więc od tego momentu liczona jest dieta hiszpańska)UWAGA!!! Stan prawny w momencie opublikowania aktualizacji (marzec 2012) nie daje możliwości stosowania kilku krajów docelowych w ramch jednej delegacji. Jest to ograniczenie, które rodzi problemy zwłaszcza w transporcie międzynarodowym, kiedy kierowca może jeździć po róźnych krajach i w róźnych krajach wykonywać pracę. W projekcie zmian w przepisach przygotowywanym przez Ministerstwo Pracy (obecnie na etapie konsulatacji międzyresortowych) znajduje się przepis dopuszczający stosowanie kilku krajów docelowych. Wprowadzony przez nas parametr jest niejako przygotowaniem pod tą projektowaną zmianę. Wyłączenie go sprawi, że program będzie liczył diety osobno dla każdego kraju w jakim przebywał kierowca w ramach jednej delegacji
    • Łącz odcinki krajowe wyjazdu w jedną dietę – w sytuacji kiedy delegacja odbywa się w po kraju w dwóch lub więcej rozłącznych częściach parametr ten decyduje o tym, czy wszystkie te części „skleić” i potraktować jako jeden ciągły odcinek (opcja włączona) czy każdy odcinek ma być traktowany jako osobna dieta (opcja wyłączona)UWAGA!!! Obecne interpretacje skłaniają się do łączenia odcinków krajowych i traktowania ich jako całość w sytuacji kiedy są one przedzielone odcinkiem zagranicznym.
    • Łącz odcinki zagraniczne wyjazdu w jedną dietę – analogicznie jak wyżej tylko dot.części zagranicznej delegacji
      Parametryzacja sposobu naliczania diet jest operacją bardzo ważną ale wykonuje się ją sporadycznie (raz na początku i potem sporadycznie, np. w razie zmiany przepisów lub stawek). Po sparametryzowaniu można przejść do opcji, w których diety są wyliczane.

Program TS-WIN umożliwia wyświetlanie i wprowadzanie diet z dwóch poziomów:

  • z poziomu kierowcy – po kliknięciu w przycisk „Firma„(1) należy wybrać „Kierowcy„(2), na liście kierowców ustawić się na wybranej pozycji i nacisnąć klawisz „F6” lub wybrać z menu pod tabelą „F6 Diety„(3)W takiej sytuacji wyświetlą się wszystkie diety danego kierowcy – z możliwością wprowadzania nowych diet. W tym trybie okresy trwania nowo wprowadzanych diet muszą być określane ręcznie, nie ma możliwości automatycznego wyliczania okresów na podstawie danych wyjazdu
    Dojście do opcji: Diety wybranego kierowcy
  • z poziomu wyjazdu (karty drogowej) – po kliknięciu w przycisk „Wyj„(1) należy otworzyć dowolny wyjazd znajdujący się na liście dla którego chcemy wpisać lub sprawdzić diety, kliknąć w „Dokumenty powiązane„(2) i zakładkę „Diety„(3)W takiej sytuacji wyświetlą się wszystkie diety przyporządkowane do danego wyjazdu – z możliwością wprowadzania nowych diet.W tym trybie okresy trwania nowo wprowadzanych diet mogą być wyliczane automatycznie przez program na podstawie danych znajdujących się na karcie drogowej. Służą do tego przyciski oznaczone na rysunku poniżej liczbą (4)Aby przyciski te były aktywne wyjazd musi być:
    – zarejestrowany
    – musi mieć przyporządkowanych kierowców

 

Dojście do opcji: Diety wybranego wyjazdu (karty drogowej)
Jeśli w programie prowadzona jest lista wyjazdów, to zdecydowanie zalecamy liczenie diet z poziomu karty drogowej. Mamy możliwość umieszczenia na karcie wszelkich informacji, które zostaną przez program wykorzystane do szybkiego wyliczenia należnych diet w sposób automatyczny. Rysunek poniżej zawiera opis wszystkich istotnych danych, których prawidłowe umieszczenie na karcie drogowej pozwala na automatyczne wyliczenie należnych diet. Oczywiście część danych jest wymagana lub nie w zależności od kontekstu delegacji, np. jeśli delegacja jest krajowa to trasa z oczywistych względów nie zawiera informacji o przekroczeniu granicy.

Dane na karcie drogowej niezbędne do prawidłowego wyliczenia diet
 

  • Po wybraniu diet (wszystkich diet kierowcy lub wybranego kierowcy z karty drogowej) pojawia się tabela diet, taka jak na rysunku poniżej.Jeśli diety zostały wygenerowane z karty drogowej i lista jest pusta, to aktywny jest przycisk nad tabelą „Wylicz dietę z danych wyjazdu„.
    Jeśli diety zostały wyświetlone z poziomu kierowcy, to można je dodawać ręcznie korzystając z przycisku „+” nawigatora

 

Tabela diet do karty drogowej (początkowo pusta) Tabela diet do karty drogowej (wypełniona dietami wyliczonymi automatycznie)

Niezależnie od faktu jak została wyliczona dieta (ręcznie czy automatycznie), może być ona edytowana, korygowana, przeliczana itp. dowolną ilość razy. Formularz edycji diety przedstawiony jest na rysunku poniżej, przycisk „Przelicz dietę” widoczny na górze okna służy do przeliczania wartości należnych diety w sytuacji kiedy wyłączona jest opcja automatycznego przeliczania – należy go w takim wypadku nacisnąć raz po wprowadzieniu wszystkich danych (w szczególności danych trasy – pozycji diety – widocznych po prawej stronie)

Formularz diety

UWAGA!!! Należy zwrócić uwagę na fakt, iż dieta posiada pozycje i muszą być one wpisane (przynajmniej jedna) żeby program mógł wyliczyć wszystkie potrzebne dane o wysokości diety. Jeżeli na jednym formularzu diety znajduje się kilka pozycji, to program traktuje je jak całość i „skleja” w jeden okres traktując tak jakby to była dieta ciągła – dzięki temu możliwe jest np. łączenie dwóch odcinków krajowych w jedną dietę krajową w sytuacji kiedy kierowca rozpoczyna delegację w kraju, potem jest za granicą i wraca do kraju. Inną korzyścią z zastosowania takiej struktury jest możliwość rozliczenia delegacji „przygranicznych” w czasie których kierowca wielokrotnie w przekracza granice i wraca do kraju w ramach jednej delegacji. Możliwość taka wynika bezpośrednio z faktu, iż każda dieta może mieć dowolną ilość pozycji.


Na zakończenie dwie uwagi praktyczne:

      1. Każda dieta walutowa jest przeliczana na złotówki po kursie średnim NBP z daty poprzedzającej datę rozliczenia, nawet jeśli jest wypłacana w walucie. Dlatego należy pamiętać o pobraniu kursów NBP przed rozpoczęciem naliczania diet
      2. Z identycznego powodu jak wyżej odradzamy wpisywanie diet walutowych „na zapas” z wyprzedzeniem, nawet jeśli znamy przewidywany czas powrotu kierowcy z delegacji

W uzupełnieniu aktualizacji nr 269 przygotowaliśmy aktualizacje nr 270 i 271 zawierające m.in. wydruk rozliczenia diet i ryczałtów za noclegi.
Zestawienie jest dostępne:

  • dla wszystkich kierowców jednocześnie: – w opcji „Zestawienia i wydruki: Transportowe: Zestawienie diet”
  • dla wybranego kierowcy: – w opcji „Firma: Kierowcy: Diety”
  • dla wybranej karty drogowej: – w opcji „Wyjazdy: Diety (kierowca 1)” lub „Wyjazdy: Diety (kierowca 2)”