TS-WIN – Opis Modułu JPK-FA

Od 1 lipca 2018r. na przedsiębiorców w Polsce został nałożony obowiązek dostarczania faktur sprzedażowych VAT w postaci jednolitego pliku kontrolnego (JPK faktur). Plik należy dostarczyć na każdorazowe wezwanie urzędu skarbowego na dowolnym nośniku elektronicznym (pendrive, CD itp).

Jednolitego pliku kontrolnego faktur nie należy mylić z jednolitym plikiem kontrolnym VAT. JPK VAT zawiera ewidencję zakupu i sprzedaży i jest wysyłany do urzędu skarbowego co miesiąc bez wezwania (w TS-WIN tworzony jest on w ramach modułu JPK_VAT).

Włączenie modułu JPK_FA

Plik JPK faktur jest tworzony w module JPK_FA. Jest to moduł dodatkowy i korzystanie z niego wymaga rozszerzenia licencji. Rozszerzenie licencji wykonuje się programem serwisowym TS-WIN Serwis. Program serwisowy należy uruchomić, wybrać z menu opcję Licencja: Trwała zmiana licencji i ustawić wartość modułu JPK (JPK_FA lub, w przypadku korzystania z obu modułów, JPK_VAT+JPK_FA). Włączenie modułu JPK_FA jest czynnością jednorazową, rozszerzenie licencji o moduł JPK_FA jest płatne zgodnie z cennikiem.

JPK_FA – schemat włączenia modułu w programie serwisowym

UWAGA!!! Niniejsza instrukcja została opracowana dla wariantu nr 1 pliku JPK-FA, obowiązującego do czerwca 2019r. Od lipca 2019r. obowiązuje wariant nr 2 pliku. Do korzystania z modułu JPK_FA w aktualnie obowiązującym wariancie formularza (wariant 2) niezbędne jest posiadanie programu TS-WIN w wersji 10.30 (lub nowszej).
Z tego powodu posiadacze starszych wersji – oprócz włączenia modułu – muszą dodatkowo zaktualizować program. Zasady i sposób aktualizacji opisane są na tej stronie.
Zasady tworzenia pliku JPK-FA w wariancie nr 2 są analogiczne do opisanych poniżej

Parametryzacja modułu JPK_FA

Po włączeniu modułu należy uruchomić program TS-WIN (jeżeli był uruchomiony w trakcie zmiany licencji, to należy go wyłączyć i ponownie uruchomić) i w pierwszej kolejności sparametryzować zasady korzystania z modułu JPK_FA. W menu górnym programu należy wybrac opcję Parametry: Parametry Pracy: Parametry dokumentów finansowych, i w zakładce Parametry JPK zdefiniować opcje w zakładkach: PARAMETRY OGÓLNE JPK oraz PARAMETRY JPK_FA.

JPK_FA – parametryzacja modułu

PARAMETRY OGÓLNE JPK (widoczne na rysunku powyżej) są wspólne dla wszystkich modułów JPK, dlatego użytkownicy modułu JPK_VAT zazwyczaj mają je już ustawione.
Użytkownicy modułu JPK_FA (bez JPK_VAT) muszą przede wszystkim ustawić folder docelowy plików, czyli folder w którym pliki JPK będą zapisywane (w przykładzie powyżej: C:\TS-TERMINAL\JPK). Pozostałe ustawienia można zachować bez zmian tak jak proponuje program. E-mail kontaktowy nie jest używany w module JPK_FA ale można tam wpisać email firmowy, do działu księgowości albo do biura rachunkowego (podany na rysunku email biuro@jaxa.pl jest oczywiście przykładowy).
Analogicznie należy pozostawić bez zmian ustawienia w zakładce PARAMETRY JPK_FA (niewidoczne na rysunku powyżej), są one ustawione automatycznie wg aktualnie obowiązujących przepisów.

Drugim etapem parametryzacji jest uzupełnienie danych nagłówkowych firmy, które są umieszczane w plikach JPK. Należy w tym celu uzupełnić NIP, REGON, wszystkie pola adresowe firmy oraz czterocyfrowy kod urzędu skarbowego, w którym rozliczamy VAT.

JKP_FA – parametryzacja (dane nagłówkowe i kod urzędu skarbowego)

UWAGA! Kod urzędu jest wewnętrznym kodem nadanym przez Ministerstwo Finansów, nie jest to kod pocztowy. Z listą urzędów skarbowych wraz z ich kodami można się zapoznać tutaj.

Korzystanie z modułu JPK_FA

Korzystanie z modułu jest bardzo proste.Struktura pliku JPK FA jest wprawdzie dość skomplikowana, gdyż musi uwzględniać wszystkie możliwe typy faktur ale w praktyce w przypadku firm transportowych typów tych jest mniej. Dlatego faktur nie trzeba dodatkowo ustawiać, aby ich treść w pliku JPK była prawidłowa.

Aby uzyskać plik JPK FA za podany okres należy wyświetlić listę faktur własnych (FAw) i kliknąć na przycisk „JPK_FA” widoczny po prawej stronie nad tabelą. Następnie w oknie, które się pojawi  należy wybrać okres jaki nas interesuje i wygenerować plik.

JPK_FA – korzystanie z modułu (tworzenie pliku)
  1. Okres może być wybrany za cały miesiąc albo dowolnie od dnia.. do dnia.., wystarczy wybrać odpowiednią zakładkę
  2. Zakres dotyczy waluty i ewentualnego uwzględnienia założonego wcześniej filtra na tabelę faktur.
    – Struktura pliku JPK_FA jest tak zdefiniowana, że w jednym pliku mogą znajdować się faktury płatne w jednej walucie. Jeżeli w podanym okresie znajdują się faktury z różnymi walutami płatności, to pliki należy wygenerować osobno dla każdej z walut.
    – Możliwość połączenia okresu faktur z filtrem wprowadziliśmy na wszelki wypadek. Z przepisów nie wynika jednoznacznie jakie kryteria mogą zostać określone przez urząd skarbowy na wezwaniu. Wydaje się naturalne, że będzie to kryterium okresu ale urząd będzie mógł też zawęzić zapytanie, np do faktur w okresie ale tylko dla jakiegoś wybranego kontrahenta. W takiej sytuacji będzie można zdefiniować odpowiedni filtr na tabeli faktur i potem wygenerować plik JPK_FA z uwzględnieniem tego filtra.
  3. Na obecną chwilę (lipiec 2018) obowiązuje pierwszy wariant pliku JPK_FA, ale w przyszłości struktura pliku może się zmieniać (np JPK_VAT ma już trzeci wariant), stąd przygotowana jest zakładka do wyboru wariantu. Cel złożenia określa z kolei który raz przedstawiamy plik do urzędu (w razie ewentualnych pomyłek można składać kolejne korekty)
  4. Panel GENEROWANIE PLIKU zawiera przyciski:
    Oblicz kwoty: generuje tabelkę faktur, które znajdą się w pliku z podsumowaniem i z możliwością zapisania jej w arkuszu Excel
    Generuj plik: tworzy plik JPK faktur i zapisuje go na dysku
    Otwórz folder z plikami: wyświetla zawartość folderu z wszystkimi (także uprzednio utworzonymi) plikami JPK
    Otwórz plik JPK_FA: otwiera ostatnio utworzony plik w przeglądarce lub innym programie przeznaczonym do otwierania plików „xml”. Przycisk ten jest aktywny po wygenerowaniu (po uprzednim użyciu „Generuj plik”)
    Uwaga: utworzony plik ma nazwę, która określa jego typ, wariant,  okres za jaki został utworzony, cel złożenia i walutę, wg schematu:
    JPK_FA – struktura nazwy pliku
  5. Tabelka faktur jest tabelą poglądową, dzięki której możemy skontrolować jakie faktury wchodzą w skład utworzonego pliku JPK_FA
Opcje JPK_FA na fakturze

Jeśli wystawiane są jakieś nietypowe faktury („marża”, „metoda kasowa”, „komornicze” itp), to można określić – na każdej fakturze z osobna – szczegółowe dane wysyłane do pliku JPK_FA. W razie takiej konieczności należy otworzyć fakturę na liście faktur FAw, przejść kolejno do zakładki Dane księgowe (JPK) i JPK_FA i zaznaczyć/wpisać tam odpowiednie dane.

JPK_FA – pola na fakturze

Niektóre pola ze struktury JPK_FA, które potencjalnie mogą mieć znaczenie w przypadku firm transportowych (np pole P_18, które oznacza odwrotne obciążenie) zostały przez nas pokazane w tabeli FAw w nowo dodanych kolumnach, dzięki czemu można po nich np filtrować