Parametryzacja modułu "JPK"

Po włączeniu modułu w programie serwisowym należy uruchomić program "TS-WIN" i przed pierwszym użyciem zdefiniować odpowiednie parametry. Parametryzacja polega na::

• uzupełnieniu danych nagłówkowych firmy o nowo dodane pola: nazwę powiatu, gminy i czterocyfrowego kodu urzędu skarbowego (przycisk "Firma")
• zdefiniowaniu zasad tworzenia pliku (folderu docelowego, dat referencyjnych, kontroli brakujących danych itp. (opcja "Parametry -> Parametry pracy -> Parametry dokumentów finansowych" zakładka "Parametry JPK")
  
  Uwaga: obecna wersja modułu (wg stanu na marzec 2017r.) tworzy plik JPK_VAT, czyli plik zawierający rejestry zakupu i sprzedaży VAT, które nalezy wysyłać do urzędów skarbowych co miesiąc bez wezwania. Pozostałe pliki będą sukcesywnie dodawane do modułu wraz ze zbliżaniem się terminów do ich tworzenia i udostępniania urzędom.

Uzupełniając dane nagłówkowe firmy, oprócz nowych pól zaznaczonych na rysunku poniżej należy też zadbać, aby prawidłowo były wpisane wszystkie pozostałe dane (nazwa, adres firmy, NIP itd). Proszę pamiętać, że kod urzędu jest wewnętrznym czterocyfrowym kodem nadanym przez MF, nie jest to kod pocztowy. Listę urzędów skarbowych z ich kodami można pobrać m.in. stąd

Drugim, i ostatnim, etapem parametryzacji jest zdefiniowanie zasad tworzenia pliku (m.in. folderu docelowego, dat które decydują o tym, że faktura należy do danego okresu rozliczeniowego). Warto też zaznaczyć opcję "Sprawdzaj czy podano wymagane pola". Wykaz wszystkich dostępnych parametrów przedstawiony jest na rysunku poniżej

Dodatkowym wymogiem, niezależnym od samej parametryzacji modułu, jest wymóg wpisania numerów identyfikacji podatkowej wszystkim kontrahentom, których faktury znajdą się w pliku JPK_VAT. NIP jest polem wymaganym. Dotyczy to również kontrahentów ze wschodu, którzy nie posiadają numerów NIP w takim rozumieniu jak to ma miejsce w krajach UE. Należy w takiej sytuacji uzyskać od kontrahenta jakikolwiek numer nadany mu w celach identyfikacji podatkowej w jego kraju i ten numer wpisać jako NIP. Kontrahenci muszą mieć również wpisane adresy.

Klasyfikacja faktur do "JPK_VAT"

Faktury zakupu i sprzedaży są umieszczane w treści pliku JPK_VAT wg klasyfikacji, która odpowiada strukturze deklaracji VAT-7. Z tego powodu każda faktura w programie "TS-WIN" musi zostać oznaczona w taki sposób, żeby było wiadomo do której rubryki VAT-7 przynależy. Program ma wbudowane mechanizmy, które próbują automatycznie ustalić rubrykę JPK_VAT, jednak osoba odpowiedzialna za utworzenie pliku JPK_VAT jest zobowiązana do weryfikacji i ewentualnej korekty tych ustaleń. Dla ułatwienia przeprowadzenia tego procesu dodaliśmy do tabel FAw (faktur własnych) i FAo (faktur obcych) nowe kolumny, które pokazują do jakiej kategorii została zaliczona dana faktura. Numery widocze w kolumnach odpowiadają rubrykom w deklaracji VAT-7 (na rysunku poniżej - rubryka nr 19) i są zgodne z oznaczeniami stosowanymi w pliku JPK_VAT. Dla ułatwienia dodaliśmy też krótkie opisy ("23% w kraju"). W przypadku faktur własnych kolumny JPK występują zarówno dla sprzedaży jak i zakupu. Ma to na celu uwzględnienie przypadku faktur wewnętrznych na których występuje jednocześnie VAT należny i naliczony (dla "zwykłych" faktur sprzedażowych wartość kolumny "JPK_VAT (zakup)" jest pomijana).

UWAGA: osobom, które będą tworzyły pliki JPK_VAT, zalecamy "przeciągnięcie" myszką kolumn JPK na lewą stronę tabeli i zapisanie układu kolumn (przycisk "Zapisz" w oknie "Układ kolumn" nad tabelą).

Zmiana klasyfikacji JPK_VAT dla każdej faktury jest możliwa (po jej otwarciu), na nowej zakładce "Dane ksiegowe (JPK)". W razie potrzeby właściwą klasyfikację wybieramy z predefiniowanej listy. Można też wyłączyć fakturę z pliku JPK_VAT poprzez wybranie opcji "00 - poza JPK".

Proszę zwrócić uwagę na opcję "aktualizuj aut. na pozycjach", widoczną na rysunku powyżej. Każda faktura ma pozycje. Pozycji może być wiele i może wystąpić taka sytuacja, że różne pozycje są przydzielone do różnych klasyfikacji JPK_VAT (np faktura sprzedaży z różnymi stawkami VAT). Jest to jednak sytuacja rzadka, zwłaszcza w firmach transportowo-spedycyjnych. Z tego powodu dodaliśmy opcję automatycznej zmiany klasyfikacji na pozycjach. Jeśli jest ona zaznaczona, to ewentualna zmiana klasyfikacji JPK_VAT powoduje automatyczną zmianę klasyfikacji dla wszystkich pozycji faktury. Jednak w przypadku wystąpienia faktury z różnymi klasyfikacjami JPK_VAT należy tą opcję odhaczyć i ustawić odpowiednie klasyfikacje niezależnie dla każdej pozycji faktury, tak jak to widać na rysunku poniżej.

Tworzenie pliku "JPK_VAT"

Plik "JPK_VAT" tworzony jest wg schematu przedstawionego na rysunku powyżej. Należy kliknąć na przycisk "JPK_VAT" widoczny nad tabelą faktur, otworzy się wówczas okno "JPK_VAT" w którym należy:

1. ustawić daty za jaki okres ma być sporządzony plik (program automatycznie proponuje poprzedni miesiąc) oraz datę wydruku/sporządzenia pliku, która jest umieszczana w jego treści
   
   
2. wygenerować kwoty
   
   
3. wygenerować plik
   
   
4. otworzyć folder z plikiem w celu wczytania go do systemu wysyłającego
   
   Uwaga: utworzony plik ma nazwę "JPK_VAT_rrr1-m1-d1_rrr2-m2-d2.xml"", gdzie: rrr1-m1-d1 - początek okresu w formacie rok-miesiąc-dzień, rrr2-m2-d2 - koniec okresu w formacie rok-miesiąc-dzień
   np: "JPK_VAT_2017-03-01_2017-03-31.xml" oznacza plik JPK_VAT za marzec 2017r.
   
   
   Dodatkowo w oknie "JPK_VAT" mamy możliwość:
   
   
5. przełączania widoku tabelki niezależnie na sprzedaż i zakupy
   
   
6. wysłania tabelki do arkusza Excel (lub innego o podobnym działaniu)
   
   
7. weryfikacji sum na poszczególnych rubrykach "JPK_VAT"
   
   
8. weryfikacji sumy zbiorczej sprzedaży i zakupu oraz ilości faktur w pliku "JPK_VAT"
   
   

Kilka uwag praktycznych

• pliki "JPK" są plikami typu xml, w celu dodatkowej weryfikacji można je otworzyć każdą popularną przeglądarką (Firefox, Chrome, Opera itp)
• Program "TS-WIN" nie wysyła plików do urzędu skarbowego, jedynie je tworzy. W celu wysłania pliku do urzędu po jego utworzeniu należy użyć darmowej aplikacji klienckiej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub innej aplikacji o podobnym działaniu.
  Darmową aplikację można pobrać ze strony http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/jpk/aplikacje-do-pobrania

UWAGA!!! Po zapoznaniu się z niniejszą instrukcją prosimy dodatkowo o przeczytanie opisu rozszerzeń wykonanych przez nas w 2018r. w związku ze zmianą struktury pliku JPK_VAT
Z opisem zmian modułu JPK_VAT na 2018r. można się zapoznać pod tym linkiem